La venta y distribución de productos que se realizaban de forma tradicional, cuando los pedidos y la facturación se hacían en forma manual, ha quedado en el pasado. Un software para el sistema Android ha logrado simplificar el proceso en una empresa boliviana.
La aplicación, o app, se llama Sistema de Facturación y es una aplicación desarrollada, a su vez, por el departamento de sistemas de la compañía de alimentos Delizia. Su primera versión se implementó en 2012. Actualmente se emplea la tercera versión, que ha simplificado aún más los procesos de pedidos, distribución y venta para ganar algo irrecuperable, el tiempo. Todo funciona a través de un plan de datos en internet.
Con la aplicación, la empresa sabe la localización de cada preventista y distribuidor a través del GPS, el lugar de la ruta en que se encuentra, registra nuevos clientes y geolocaliza cada tienda, supermercado o mayorista.
Cada distribuidor y conductor de un camión, que transporta los productos, tiene un Smartphone con la aplicación que incluye los códigos de más de 800 productos y los códigos de los clientes, con sus datos personales.
"El objetivo para el desarrollo de este software fue aplicar el uso de las herramientas Android como una ventaja competitiva ante el mercado y la forma tradicional de vender productos”, detalla el jefe nacional de sistemas de la empresa, Fernando Castillo.
Este sistema tiene dos módulos: uno para preventa y otro para la facturación.
Entre aplicaciones y pedidos
Todo comienza cuando una de las personas encargadas de la preventa visita una de las tiendas, supermercados o mayoristas, en donde se comercializan los productos como lácteos, congelados o bebidas.
Con la aplicación se hace el pedido, seleccionando los códigos de los productos que cada cliente solicita y que serán entregados al día siguiente. El pedido va directamente al servidor disponible en el almacén y el departamento de ventas de la empresa que procesa la información y asigna el inventario necesario.
Esto permite que el distribuidor lleve la cantidad exacta a ser entregada, según la ruta que le corresponde.
Cuando registra a un nuevo cliente, el preventista toma una fotografía y determina la ubicación exacta del lugar -a través de la georeferencia que ofrece la aplicación- y llena un formulario en línea con datos básicos. Todos los datos ingresan inmediatamente al sistema a cargo del departamento de ventas.
Los pedidos se consolidan en el departamento de logística para determinar las cargas que se acomodarán en cada camión.
Celular en mano
Al día siguiente, el distribuidor sale a cumplir con la ruta de entrega. En tanto, el sistema ya ha registrado la carga que posee y dónde se ubica exactamente a través del GPS. Cuando llega a destino, el monto que tiene que facturar ya está en el sistema, así como la cantidad que debe dejar.
El vendedor registra la acción a través de la aplicación y una contraseña e inmediatamente se emite la factura con una impresora portátil. Al finalizar la jornada cada vendedor regresa al punto de distribución, en donde rinde cuentas y se compatibiliza la información de ventas que ya se tienen en el sistema.
"Antes, los pedidos y facturación se hacían en forma manual. Al principio, me ha costado aprender un poquito los códigos, pero después de una semana ya fue fácil. Realmente tardábamos mucho”, cuenta Emilio Quispe, distribuidor de la empresa desde hace siete años.
Quispe, de 34 años, dice que ahora su trabajo es más sencillo y que antes se equivocaban, algunas veces, en las sumas o por diferencias de centavos, pero que ahora eso no pasa.
"Ahora, básicamente lo que hace el distribuidor es emitir una factura. Tiene parámetros de búsqueda, como los códigos, que te permite facturar y cobrar al cliente la cifra correcta. No hay errores, porque al seleccionar cada producto y su cantidad la suma es automática”, explica el jefe regional de ventas La Paz, José Luis Cusicanqui.
La implementación del sistema ha permitido a la empresa tener estadísticas más precisas de la venta, demanda y oferta de sus productos.
Existen otras empresas bolivianas que tienen sistemas similares, pero no tan completos, según afirma Castillo. "Hemos hecho una comparación de cómo es su sistema y logística y las hemos mejorado con el registro de nuevos clientes en línea y la facturación. Nosotros tenemos una aplicación hecha a medida”, concluye.
Datos y detalles de la aplicación
Distribución En La Paz y El Alto la compañía de alimentos Delizia cuenta con 120 vehículos de distribución, que tienen tres recorridos definidos y que visitan dos veces a la semana. En Cochabamba y Santa Cruz cuentan con otro centenar de automóviles. En La Paz, los encargados de preventa son 25, todos ellos utilizan la aplicación.
Equipo Los Smartphones -que tienen la aplicación Sistema de Facturación para preventistas y distribuidores, además de las impresoras de facturas que utilizan estos últimos- son importados por la empresa. En el mercado tienen un costo de alrededor de 500 dólares.
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